مجلة درب الياسمين- تحاضير دراسية جاهزة - تفويض وتحسين اتخاذ القرارات الإدارية

من الأهمية بمكان معرفة ما يجب أن يفوض من اختصاصات وسلطات الرئيس، ويمكن تحديد ذلك من خلال المعايير الآتية:
1-الأمور التي لا يمكن تفويضها بالمرة لأن الرئيس يستطيع أن يقوم بها على نحو أفضل، أو لأنها يجب أن تظل تحت رقابته لأسباب استراتيجية.
2-الأمور التي ينبغي تفويضها لأنها روتينية، ومن العبث يؤديها الرئيس بنفسه.
3-الأمور التي يمكن تفويضها للآخرين، والتي قد تتفق مع مهارتهم ومواهبهم، وهذه المعايير يمكن أن تكون مرشداً للتفكير فيما يجب تفويضه.

هذا وقد تعرض بعض رجال الفكر الإداري لبعض الموضوعات التي لا يجب التفويض فيها على الإطلاق، ولا يجوز للرئيس الأعلى في المنظمة أن يتنازل عنها عند اتخاذ القرارات بشأنها، وهي:
1- شرح وتوضيح الاستراتيجيات الهامة في المنظمة.
2- تحديد مشاكل إدارة المنظمة.
3- تحديد السياسات الإدارية.
4- التنظيم.
5- تقييم وتطوير أعمال الرؤساء الإداريين في المنظمة.
6- التنبؤ بالظروف المحيطة التي تؤثر في المنظمة.
7- تقويم الأداء الكلي للنشاط.
8- إقرار خطط المنظمة.
10- العلاقات العامة والصورة الذهنية للمنظمة.
11- برامج التطوير.
12- تصميم وتطوير الخدمات الجديدة.

هذا وما ينبغي التأكيد عليه أن التفويض لا يجب أن يكون كاملاً، وطوال الوقت، وفي جميع الظروف،

ولكن هناك مواقف يتناسب معها تفويض السلطة ومنها:
1-                      قيام الرئيس بإجازة قصيرة سواء اعتيادية أو مرضية أو طارئة، وفي حالات الإجازات الطويلة يجب النظر إلى الموقف في ظل سياسات النقل والترقية الداخلة ضمن سياسات الأفراد، أو على أساس الندب للقيام بمهام وسلطات الوظيفة.
2-                      اشتراك الرئيس في أعمال تستغرق بعض الوقت كأعمال اللجان مثلاً، مما يعيقه عن القيام بمهامه خلال تلك الفترات القصيرة.
3-                      وجود الرئيس في مهمة قصيرة في الخارج، مما يستحيل عليه اتخاذ أية قرارات خلالها.
4-                      أن يكون التفويض قاصراً على مهمة معينة، مثلما يفوض مجلس إدارة الشركة أحد المديرين لإبرام عقد لشراء أصل استثماري، مما يدخل أساساً ضمن اختصاصات مجلس الإدارة.
5-                      أن يكون التفويض مرتبطاً بإنجاز مهمة معينة، كما لو تم تكليف أحد العاملين لمعالجة مشكلة معينة، وله أن يتخذ قراراً نهائياً بشأنها، أو أن يدير عملاً نيابة عن رئيس غائب، أو أن يكلف أحد الخبراء بوضع لائحة للعمل، ويفوض له سلطة الحصول على المعلومات اللازمة من كافة الأجهزة والعاملين فيها، ثم ينتهي ذلك التفويض بصدور اللائحة أو حتى بإعداد مشروعها النهائي.
6-                      أن يقتصر التفويض على التحضير العام لبعض المهام، أو إعداد الدراسات اللازمة لاعتماد قرار معين في موضوع ما، مثال ذلك أن يفوض مجلس الإدارة أحد أعضائه بالتفاوض مع عميل معين، أو الاتفاق المبدئي مع جهة حكومية فيما يتعلق بمشكلة سوف يصدر المجلس قراره النهائي فيها، وفي هذه الحالة يكون التفويض مقيداً بقرار مجلس الإدارة.